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印刷企业应如何准备投标文件?

2018-07-19 18:35:37 乐享印刷包装 34457
对于大多数印刷企业而言,参与投标竞标获得印刷业务,逐渐成为承揽印刷业务,特别是政府和事业单位印刷业务的主要渠道。印刷企业参与投标包括很多重要环节,如在企业内部成立专门的投标领导机构、认真审阅招标方的招标文件与要求、组织撰写投标文件、参与现场投标等。


其中,投标文件的准备是决定投标是否成功的关键,投标文件的好坏,直接决定了印刷企业是否能够中标。准备一份好的投标文件,需要注意以下几点:


投标文件应与招标方式相适应

一般可以采用的招标方式包括公开招标、选择性招标和谈判招标,典型的公开招标如政府采购的印刷业务,基本上采用公开招标方式。


招标方在公开的政府采购网站、公开发行的报刊或者官方网站上公开发布招标公告,吸引对该项印刷业务有兴趣的诸多印刷企业购买招标资料进行投标。公开招标由于招标的范围广泛,竞争最激烈,对标书准备的要求最高。


选择性招标又称邀标,是指招标人根据具体的印刷业务需求,在事先确定的供应商名单中选取招标方自己认为合适的投标人,对投标人发出投标邀请,在经过详细的投标资格预审后,再由他们组织投标方进行投标。选择性招标由于招标的范围有限,竞争较为激烈,对标书准备的要求较高。


谈判招标也称为议标,它是指招标方事先根据一定标准选定投标方,并非公开地与投标方进行直接谈判,签署印刷业务合同的一种形式。谈判招标适用于印刷批量较小的印刷业务。这种招标方式对投标文件没有严格的规范性要求。



投标文件应严格回应招标要求

招标文件是招标方针对招标项目个性化制订的,体现了对所招标的印刷业务的具体要求。虽然招标项目的具体要求不同,但投标文件的基本格式却大体包括以下三个方面,


一是商务部分,包括公司简介和公司相关资质等内容,例如财务报表和审计报告,这是必不可少的;


二是技术部分,包括对印刷业务的基本描述、设计和印刷方案等相关的表格和资料;


三是报价部分,包括投标报价说明,投标总价,主要材料价格表等。


投标文件应该严格按照招标文件的要求,在以上三个方面给予直接和正面的回应,不可以凭印象制作投标文件,更不可以遗漏或者忽视招标文件的每一个具体要求。否则,投标文件可能在正式开标时,即被认定为无效投标文件,直接被判出局。在准备投标文件时,要仔细了解招标公告及文件中的每一项具体要求,并根据相关要求严格精心准备投标文件。


投标文件应重点满足招标方的核心需求

了解和掌握招标方对招标项目的核心需求,既是中标的关键所在,也是在印刷业务项目实施中要重点关注的内容。每一个招标项目都有需求的重点:有的侧重工价,有的侧重于选用的原材料和质量,还有的则侧重于交货期。在一定程度上,投标项目的侧重点就是该项目中标的硬约束。只有在硬约束的条件满足的情况下,招标方才会再去考虑其他的要素。


因此,投标方应认真解读招标项目信息,尽力捕捉招标方对招标项目的核心需求,并在投标文件中重点说明企业会如何采取有效措施,满足招标方的需求重点。


投标文件应尽量采用规范的质量标准和技术要求

印刷产品具有较强的评价主观性,同样的印刷产品,评价者由于其审美偏好、色彩感觉等的不同,得出的评价结论也不一样。采用单纯的技术与质量指标很难准确评价印刷品质量。


即使都是批量生产的产品,由于生产设备和生产员工不同,不同批次的产品难以达到套印、墨色等完全一致,更不能保证批量生产的产品与样品完全一致,这就导致在履行合同时很容易出现对质量评价的分歧。因此,印刷企业在制订投标文件时,要尽量做到用数据说话,不能用数据表达的要用适当的规范术语写明,最大限度地避免履约时的分歧。为使这一工作规范、有序,印刷企业技术部门应根据国家的有关标准,包括印刷纸张等原辅材料标准和印刷产品标准,结合企业的实际能力,提出不同等级的定量的质量标准,以便根据招标项目提出自己的相应的质量标准,这样方能有效避免履约时只定性而未定量带来的隐患和风险。


总之,印刷企业通过投标承揽任务是一项涉及企业各环节和各方面的工作,投标文件的好坏,不仅仅是靠写出来的,更是靠企业在长期生产经营过程的积累中不断提升管理水平,在生产实践中做出来的。每一个参与投标的印刷企业,应着眼于提高自身的软实力,提高管理水平和服务能力,寻找符合自身优势或特长、竞争范围相对合理的项目,提高中标机会,从招投标的广阔市场空间中,分到与自身能力更加匹配的那块蛋糕。





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