印刷企业应如何准备投标文件？

一般可以采用的招标方式包括公开招标、选择性招标和谈判招标，典型的公开招标如政府采购的印刷业务，基本上采用公开招标方式。

招标方在公开的政府采购网站、公开发行的报刊或者官方网站上公开发布招标公告，吸引对该项印刷业务有兴趣的诸多印刷企业购买招标资料进行投标。公开招标由于招标的范围广泛，竞争最激烈，对标书准备的要求最高。

选择性招标又称邀标，是指招标人根据具体的印刷业务需求，在事先确定的供应商名单中选取招标方自己认为合适的投标人，对投标人发出投标邀请，在经过详细的投标资格预审后，再由他们组织投标方进行投标。选择性招标由于招标的范围有限，竞争较为激烈，对标书准备的要求较高。

谈判招标也称为议标，它是指招标方事先根据一定标准选定投标方，并非公开地与投标方进行直接谈判，签署印刷业务合同的一种形式。谈判招标适用于印刷批量较小的印刷业务。这种招标方式对投标文件没有严格的规范性要求。

招标文件是招标方针对招标项目个性化制订的，体现了对所招标的印刷业务的具体要求。虽然招标项目的具体要求不同，但投标文件的基本格式却大体包括以下三个方面，

一是商务部分，包括公司简介和公司相关资质等内容，例如财务报表和审计报告，这是必不可少的;

二是技术部分，包括对印刷业务的基本描述、设计和印刷方案等相关的表格和资料;

三是报价部分，包括投标报价说明，投标总价，主要材料价格表等。

投标文件应该严格按照招标文件的要求，在以上三个方面给予直接和正面的回应，不可以凭印象制作投标文件，更不可以遗漏或者忽视招标文件的每一个具体要求。否则，投标文件可能在正式开标时，即被认定为无效投标文件，直接被判出局。在准备投标文件时，要仔细了解招标公告及文件中的每一项具体要求，并根据相关要求严格精心准备投标文件。

了解和掌握招标方对招标项目的核心需求，既是中标的关键所在，也是在印刷业务项目实施中要重点关注的内容。每一个招标项目都有需求的重点：有的侧重工价，有的侧重于选用的原材料和质量，还有的则侧重于交货期。在一定程度上，投标项目的侧重点就是该项目中标的硬约束。只有在硬约束的条件满足的情况下，招标方才会再去考虑其他的要素。

因此，投标方应认真解读招标项目信息，尽力捕捉招标方对招标项目的核心需求，并在投标文件中重点说明企业会如何采取有效措施，满足招标方的需求重点。

印刷产品具有较强的评价主观性，同样的印刷产品，评价者由于其审美偏好、色彩感觉等的不同，得出的评价结论也不一样。采用单纯的技术与质量指标很难准确评价印刷品质量。

即使都是批量生产的产品，由于生产设备和生产员工不同，不同批次的产品难以达到套印、墨色等完全一致，更不能保证批量生产的产品与样品完全一致，这就导致在履行合同时很容易出现对质量评价的分歧。因此，印刷企业在制订投标文件时，要尽量做到用数据说话，不能用数据表达的要用适当的规范术语写明，最大限度地避免履约时的分歧。为使这一工作规范、有序，印刷企业技术部门应根据国家的有关标准，包括印刷纸张等原辅材料标准和印刷产品标准，结合企业的实际能力，提出不同等级的定量的质量标准，以便根据招标项目提出自己的相应的质量标准，这样方能有效避免履约时只定性而未定量带来的隐患和风险。